Deadline: cómo evitar el estrés de los plazos de entrega

Fijarse diferentes metas de tiempo y encontrar el nivel de urgencia ideal son algunos de los consejos de los especialistas

Plazos. Todo el mundo los tiene y todo el mundo los teme. Incluso cuando se cumplen siempre hay otro a la vuelta de la esquina. No es difícil ver por qué los estudios muestran que los plazos son la causa más común del estrés en el lugar de trabajo.

Pero hay maneras de dejar de ahogarse con los plazos, de dejar de verlos como algo negativo y comenzar a abrazarlos. Y hacer que los plazos funcionen a favor en vez de lo opuesto es el primer paso hacia manejar el estrés y aumentar la productividad.

¿Por qué los plazos generan estrés? En algunos casos los plazos son fijados arbitrariamente por alguien externo, generalmente un jefe. Los plazos fijados arbitrariamente pueden no tomar en cuenta puntos como la cantidad de trabajo requerido para completar un proyecto o la cantidad de otras tareas que tiene la persona.

En otros casos, es la misma persona la que se autoimpone los plazos. Al subestimar el tiempo que puede llevar una tarea o un proyecto, se fijan plazos demasiado ambiciosos que terminan generando tanta tensión como los plazos arbitrarios fijados por otros.

Si bien no es mucho lo que se puede hacer para combatir el estrés de plazos poco realistas fijados por otro (fuera de mostrar que no es razonable) la mayoría de las formas en que los plazos generan tensión se pueden evitar. Y si se aprende a evitar plazos innecesariamente tensionantes, se puede comenzar a usar los plazos para aumentar la productividad, apelando a algunas de estas técnicas.

1. Establecer múltiples plazos en vez de uno solo

En 2002, los investigadores Dan Ariely y Klaus Wertenbroch realizaron un estudio de plazos y su efectividad asignando tres tareas de corrección de pruebas a tres grupos diferentes. Al primer grupo se le asignó un plazo cada semana para cada tarea de corrección. Al segundo grupo se le asignó un plazo final para las tres tareas. El tercer grupo definió sus propios plazos.

El grupo al que se le asignaron plazos semanales tuvo un desempeño significativamente mejor que los otros grupos. Cometió menos errores e incumplió menos plazos. Basado en este estudio, una manera de crear plazos menos tensionantes y más realistas es dividir los proyectos grandes en tareas menores, fijando plazos para cada tarea en vez de un solo plazo final. Una vez que puede visualizar las tareas más pequeñas dentro del proyecto mayor, habrá una mejor oportunidad de organizar mejor los tiempos.

2. Encontrar el nivel de estrés ideal

Una buena noticia: no todo el estrés es malo. La ley Yerkes-Dodson -desarrollada por los psicólogos Robert M. Yerkes y John D. Dodson en 1908- dice que cuanta mayor excitación mental haya tanto más eficiente se vuelve la persona. Pero luego de alcanzar un cierto umbral decrece el desempeño. ¿Entonces cuál es el nivel de estrés «perfecto» que puede ayudar no solo a completar un proyecto a tiempo, sino también a hacerlo de la mejor manera? Depende del tipo de proyecto.

Con las tareas más fáciles se logra los mejores resultados con un nivel más elevado de estrés. En contraste los proyectos complejos no se benefician de una alta excitación que produce el efecto opuesto. El desempeño es mejor en tareas difíciles cuando el nivel de excitación es bajo o moderado.

3. Establecer los plazos más urgentes

Si hay una dificultad para cumplir plazos porque no siente la motivación que necesita para comenzar sus tareas, hay que considerar fijar plazos más urgentes.

En un estudio de 2018 publicado en el Journal of Consumer Research investigadores pidieron a participantes que completaron una encuesta. A un grupo se le dieron siete días para completar la encuesta y a otro, catorce días.

¿Cuál grupo completó su respuesta a tiempo? El que tuvo el plazo más urgente.

En otro experimento de los mismos investigadores, se les dio a estudiantes a escoger entre completar una tarea más urgente con un premio de tres bombones o una tarea con un plazo más largo y recibir un premio de cinco bombones. Aunque hubiesen tenido más tiempo y un premio mayor con el plazo más largo, los estudiantes prefirieron completar la tarea urgente.

El estudio concluyó que las personas están más motivadas para completar una tarea de corto plazo que una a más largo plazo, aunque eso tenga un costo. Los plazos más largos pueden trabar a una persona para realizar tareas porque los consideramos más difíciles de alcanzar. Cuando se cree que la tarea es difícil, se tiendes a postergarla más.

4. Compartir las metas y avances con otras personas.

En 2015, la Association for Talent Development (ATD) hizo un estudio de responsabilidad y concluyó que comprometerse con una persona incrementa sus probabilidades de cumplir una meta en un 65%. Esto se incrementará en un impactante 95% si tiene reuniones sucesivas para rendir cuentas.

Esto es coherente con lo que indica el estudio de corrección de pruebas de Ariely y Wertenbroch. En ese trabajo los investigadores concluyeron que los plazos más efectivos son los establecidos por un tercero. Los participantes que tuvieron plazos que se les asignaron cometieron menos errores y fueron menos proclives a entregar tarde su tarea comparado con la gente que estableció sus propios plazos.

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