Cómo montar tu negocio online de forma legal sin morir en el intento

Esto es un post invitado de
Carlos Hernández de Quaderno

Llevas trabajando en tu idea varias semanas.

Tienes muy claro qué negocio vas a montar, qué vas a vender y cómo lo vas a hacer.

Pero de repente, te pones a buscar información aquí y allá sobre cómo crear una empresa o darte de alta como autónomo, cómo pagar impuestos, cómo hacer tu contabilidad… y te agobias.

Empiezas a pensar que todo es demasiado complicado. Que hay que hacer demasiado papeleo, dejarse una pasta en cuotas y que vas acabar metiéndote en líos por equivocarte en alguna cosa.

Así que decides posponer tu proyecto “hasta que tengas más tiempo para informarte en condiciones”, y cuando te quieres dar cuenta, ese negocio que ya tenías a punto de mostrar al mundo duerme el sueño de los justos en un cajón.

¡Error!

Estás empezando la casa por el tejado.

Lo primero que debes hacer para montar un negocio de verdad es ponerte a vender.

Sí, vender. Convencer a un desconocido de que saque su tarjeta de crédito de la cartera y que pague por tu producto o servicio es mucho más complicado de lo que piensas.

Hasta que no hagas tu primera venta, no hay negocio.

Así que céntrate exclusivamente en crear tu primer producto o servicio e intentar que alguien te lo compre.

Sólo entonces, una vez que tu primer cliente te haya pagado, habrá llegado el momento de darle forma legal a tu negocio y poner los papeles en orden.

Cuando eso ocurra, no te preocupes, que no tendrás que darte de alta en la Seguridad Social ni pagar la temida cuota fija de autónomos.

En realidad, todo es mucho más sencillo de lo piensas. Y para demostrártelo, en este artículo te voy a explicar los pasos exactos que tienes que dar desde que recibas tu primer pago en adelante.

Espero que después de leerlo le pierdas de una vez por todas el miedo a este asunto, y el gestionar tu negocio online legalmente desde el punto de vista fiscal deje de ser un motivo de bloqueo a la hora de empezar tu propio proyecto en Internet.

1. Darte de alta en Hacienda

Una vez que hayas conseguido tu primera venta, lo único que debes hacer es dar de alta tu negocio en Hacienda.

Punto.

Por ahora olvídate de darte de alta en la Seguridad Social o de realizar cualquier otro trámite. Más adelante te explicaré cuándo es el momento correcto de hacer esas cosas.

Hacienda es el organismo estatal encargado de elaborar los presupuestos y gestionar todas las finanzas del país, y una de sus tareas principales es recaudar todos los impuestos generados por los ciudadanos y las empresas españolas.

Cuando te das de alta en Hacienda, le estás comunicando al Estado que vas a ejercer una o más actividades económicas en territorio español.

No importa si ya eres empleado por cuenta ajena, ejerces como funcionario o no estás trabajando. Si tienes ingresos a través de cualquier actividad económica, debes darte de alta en Hacienda y declararlos como cualquier hijo de vecino.

Puedes darte de alta en Hacienda rellenando el modelo 036 en cualquier oficina de la Agencia Tributaria o por Internet. Es un procedimiento gratuito y muy sencillo.

Lo mejor de todo es que Hacienda no va a cobrarte ninguna cuota mensual por estar dado de alta. Lo único que quiere es que factures tus ventas y presentes los impuestos correspondientes.

Epígrafes

Al tramitar tu alta mediante el modelo 036, tendrás que indicar qué tipo de actividad económica vas a realizar.

Cada actividad económica está identificada por un número único llamado epígrafe, y los epígrafes se dividen a su vez en dos tipos:

  • Epígrafes profesionales, que identifican aquellas actividades económicas en las que el profesional ejerce su actividad con sus propios medios y conocimientos (él mismo elige su horario y los medios que utiliza para realizar la actividad). Por ejemplo: el diseño gráfico, la programación, la medicina, la abogacía…
  • Epígrafes empresariales, que identifican a todas aquellas actividades que no se consideran actividades profesionales. Por ejemplo: el comercio, la hostelería, la fabricación…

Es importante que elijas el epígrafe correcto cuando te des de alta en Hacienda, porque dependiendo del tipo que sea tendrás unas obligaciones fiscales u otras, como te explicaré más adelante.

¿Bajo qué epígrafe(s) debería darme de alta?

Como en los últimos años he trabajado mucho con emprendedores online, conozco bien los epígrafes que tienes que utilizar en función de dónde vengan tus ingresos.

Son los siguientes:

  • Info-productos (ebooks, cursos online, etc.) – Epígrafe 659.4: Comercio al por menor de libros, periódicos, artículos de papelería y escritorio, y artículos de dibujo y bellas artes.
  • Afiliación o publicidad – Epígrafe 751: Profesionales de la Publicidad, relaciones públicas y similares.
  • Cursos “no empaquetados” o eventos formativos – Epígrafe 826: Personal docente de enseñanzas diversas.

Si realizas cualquier otra actividad —por ejemplo, si eres un profesional independiente (copywriter, diseñador, coach…) que vende sus servicios por Internet— o si tienes alguna duda sobre tu caso particular, lo mejor es que le preguntes directamente a la Agencia Tributaria. Cuéntales cómo vas a ganar dinero y ellos te dirán en qué epígrafe exacto debes darte de alta.

¿Qué hago si me dedico a varias cosas diferentes o si dentro de unos meses cambio de actividad?

En caso de que generes ingresos a través de varias actividades económicas, tendrás que darte de alta en todos los epígrafes que correspondan (no hay un máximo).

Por ejemplo, imagínate que eres diseñador, realizas servicios personalizados de diseño, tienes un curso online de ilustración y además obtienes unos ingresos extra por comisiones de afiliado. En ese caso, tendrías que estar dado de alta en tres epígrafes diferentes:

  • Epígrafe 399, por los trabajos puntuales que haces como diseñador gráfico
  • Epígrafe 659.4, por los ingresos que obtienes a través de tu curso online.
  • Epígrafe 751, por las comisiones de afiliado.

Y si más adelante cambias tu negocio y empiezas a ganar dinero con otro tipo de actividad, no pasa nada. En cualquier momento puedes registrarte en nuevos epígrafes o dar de baja aquellos que ya no estés ejerciendo.

Registro de Operadores Intracomunitarios

Si vas a comprar o vender productos o servicios a otros países de la UE, tienes que solicitar tu alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) a través del mismo modelo 036 durante el proceso de alta en Hacienda.

Operar con otros países de la UE incluye cobrar comisiones de Amazon (que tiene sede en Luxemburgo), trabajar con clientes de Francia o contratar el alojamiento de tu web a un proveedor alemán.

Cuando te des de alta en el ROI, Hacienda te asignará un número de operador intracomunitario (también conocido como VAT Number). Ese número te identifica como negocio en las operaciones de compraventa dentro de la Unión Europea.

La gran ventaja de los operadores intracomunitarios es que están exentos de pagar IVA en todas sus transacciones dentro de la UE con otros operadores intracomunitarios.

Es decir, si vendes un producto a una empresa alemana que también tiene un VAT Number válido, no tienes que poner ningún impuesto en tu factura.

Y también al contrario.

Si contratas el servicio de alojamiento de tu web con una empresa francesa que tiene un VAT Number válido, entonces tampoco tendrás que pagar ningún impuesto.

Para validar el VAT Number de cualquier empresa o profesional, puedes hacer uso del servicio online VIES que ofrece la Comisión Europea.

En ambos casos, en todas las facturas exentas de impuestos por ser operaciones intracomunitarias, tendrá que aparecer el texto “VAT reverse charged”, para que quede constancia del tipo de transacción realizada.

Sociedad o Empresario individual

Si te estás planteando si debes crear una sociedad para registrarte en Hacienda, ya te adelanto que estás perdiendo el tiempo.

Solo tiene sentido crear una sociedad cuando tus beneficios anuales superen los 40.000 €.

Y como imaginarás, en este mundo de los negocios online lo normal es que tardes bastante tiempo en superar ese hito. Así que, de momento, no te preocupes por eso.

Todo llegará.

Lo siguiente que te voy a explicar es…

2. Cómo hacer una factura

Desde el momento en el que te registras en Hacienda, tienes la obligación de emitir una factura cada vez que hagas una venta.

Da igual si tu cliente te la pide o no. Cada vez que vendes un producto o servicio, debes tener un documento que acredite cuándo se realizó, qué se vendió, y cuáles fueron los importes y los impuestos aplicados.

Y es que, si un día recibes una inspección de Hacienda (algo espero que no te ocurra nunca), lo primero que van a pedirte son todas tus facturas emitidas.

De acuerdo a la ley española, una factura completa debe contener obligatoriamente los siguientes datos:

  • Un número correlativo y único
  • La fecha de la transacción
  • El NIF, nombre completo y dirección fiscal del vendedor
  • El NIF, nombre completo y dirección fiscal del comprador
  • La descripción del servicio/producto y su importe
  • Los impuestos aplicados
  • El total a pagar

Este es el aspecto de una factura completa

Sin embargo, si el importe total de la venta es inferior a 400€ (con IVA incluido), puedes sustituir la factura ordinaria por una factura simplificada, donde no es necesario indicar los datos del comprador.

Esto puede resultarte muy útil si vendes por Internet a particulares, porque como no necesitas pedirle los datos a tus clientes, reduces la fricción durante el proceso de compra y aumentas la conversión.

Aquí tienes un par de ejemplos de factura simplificada:

Una factura simplificada puede tener el mismo aspecto que una factura completa, pero sin los datos del comprador…

…o puede ser un ticket de toda la vida (sí, cuando compras algo en el súper,  también te dan una factura simplificada)

Además de incluir todos los datos necesarios en función del importe, tus facturas deben cumplir dos reglas muy sencillas:

  • El número de la factura tiene que ser único a lo largo del año y no pueden existir saltos en la numeración. Es decir, no puedes pasar de la factura 0004 a la factura 0020. Si lo haces, Hacienda te preguntará qué ocurrió con el resto de los números.
  • La numeración también debe ser secuencial en el tiempo. Es decir, si el 1 de abril emitiste la factura 0025, no puedes emitir una factura posterior con el número 0024 o inferior.

Pero aparte de eso, puedes hacer tus facturas como te dé la gana.

No hay ninguna plantilla especial ni ningún software que debas utilizar, y mientras incluyas la información que te he comentado y sigas las reglas de numeración, puedes usar tu procesador de textos favorito, una plantilla de Excel o incluso guardar todas tus facturas como filas dentro de una hoja de cálculo.

Dicho esto, si te van bien las cosas y empiezas a vender mucho, seguramente te interese invertir en un programa de facturación online que te permita automatizar toda la facturación y no cometer errores.

Recuerda que tu trabajo es gestionar tu negocio y aportar valor a tus clientes, no hacer facturas.

Qué impuestos debes incluir en tus facturas

Pues depende de tu actividad, del producto que vendas, del país donde residan tus clientes…

¡Pero que no cunda el pánico!

Te voy a explicar cómo funcionan los dos impuestos más comunes que vas a aplicar en tus facturas:

  • El Impuesto de Valor Añadido (IVA)
  • El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)

El IVA

El IVA es un impuesto al consumo, es decir, es un impuesto que pagan tus compradores particulares en el momento de adquirir tus productos o servicios. Tú, como trabajador por cuenta propia o empresa, no pagas IVA. Simplemente eres un recaudador de ese impuesto en nombre de Hacienda.

A menos que ofrezcas un producto exento de IVA, lo normal es que apliques dicho impuesto en todas tus ventas y, al final de cada trimestre (más sobre este tema en el paso #4), abones a Hacienda todo el dinero recaudado.

Para saber qué IVA tienes que aplicar en tus facturas necesitas hacerte tres preguntas:

  • ¿Estás vendiendo un bien digital?
    Los bienes digitales son productos o servicios donde apenas hay interacción por tu parte para que tu cliente los compre y consuma. Están fuertemente automatizados y se distribuyen a través de Internet. Típicos casos de bienes digitales son los ebooks, los espacios de publicidad que vendes en tu blog, las comisiones de afiliado, el software, etc.
  • ¿Tu comprador es un negocio o un particular?
    Los autónomos y empresas que ejercen un negocio pueden pagar diferentes impuestos que los particulares. Por eso es importante conocer este dato. A veces tendrás que preguntarlo a tu cliente. A veces puedes deducirlo de algún dato extra que puedes pedir durante la compra. Por ejemplo, si tu cliente está en la UE y tiene un VAT Number, entonces es un negocio.
  • ¿Dónde reside tu comprador?Tu comprador te puede decir que vive en la Antártida para no pagar impuestos. Por lo tanto, debes tener al menos dos pruebas no contradictorias de su localización para saber qué tipo de impuesto debes cobrarle. Esas pruebas pueden ser su país de facturación, su dirección IP o el país de la tarjeta de crédito.Visto así, puede parecer un lío, pero por suerte la mayoría de plataformas de pago (Stripe) o de e-commerce (SendOwl, MemberPress, etc.) te proporcionan esa información. En Quaderno, la aplicación de facturación automática del que soy fundador, recogemos hasta tres pruebas de localización de forma automática y las comparamos para determinar qué impuesto hay que aplicar en la factura.

En cuanto tengas la respuesta a estas tres preguntas, solo tienes que hacer uso de la siguiente tabla para saber qué IVA debes aplicar:

Tipo de cliente Bien digital Bien no digital
 Negocio o particular en España  21%  21%
 Particular en la UE  IVA de su país  21%
 Negocio en la UE  0%  0%
 Negocio o particular fuera de la UE  0%  0%

1 El término negocio se refiere tanto a empresas como a trabajadores autónomos

2 A efectos fiscales, Canarias, Ceuta y Melilla se consideran territorios fuera de la zona IVA. Por lo tanto, si vendes cualquier producto o servicio desde la península a uno de esos territorios, no tienes que aplicar IVA en tu factura.

3 Cada vez hay más países que están implantando impuestos especiales a los bienes digitales. La mayoría de ellos tienen un importe mínimo de ventas anuales para aplicar esos impuestos. Si quieres saber un poco más sobre el tema, te recomiendo leer este artículo.

Para despejar cualquier duda, veamos algunos ejemplos prácticos que puedan servirte para entender mejor cómo saber que IVA aplicar:

Ejemplo 1. Membresía a un club online

En este caso estás vendiendo un producto digital, ya que no hace falta intervención por tu parte para que tu cliente compre el producto y acceda a los contenidos del club. Si tu cliente vive en España, tendrás que cobrarle el 21% de IVA. Si es un particular que vive en Alemania, tendrás que cobrarle el IVA de su país (19%). Si es un negocio europeo, no tendrás que cobrar ningún IVA, al igual que si se trata de un cliente argentino.

Ejemplo 2. Curso online con tutorías personalizadas

Aunque tu cliente pueda comprar directamente tu curso online a través de tu web, si ese curso incluye tutorías uno a uno por Skype o si le corriges personalmente los ejercicios por email, estás ofreciendo un servicio no automatizado. Por lo tanto, se trata de un bien no digital y tendrías que aplicar el 21% de IVA en España y toda la UE. Si el cliente fuese de fuera de la UE, no tendrías que cobrarle ningún IVA.

Ejemplo 3. Comisiones por afiliación

Un afiliado no se diferencia mucho del comercial de toda la vida que recibe una comisión por promocionar los artículos de un tercero. Como siempre que recibes un ingreso, tienes que emitir una factura por cada comisión recibida. En este caso, tu cliente es la empresa que te paga las comisiones.

Las comisiones son un bien digital, porque no es necesaria intervención humana para generarlas (el cliente final hace clic en un enlace en tu web). Por lo tanto, tendrás que aplicar el 21% de IVA si tu cliente está en España y 0% si tu cliente es un negocio europeo con un VAT number válido (como Amazon, eBay, etc.) o un cliente de fuera de la UE.

El IRPF

Otro impuesto popular que puede aparecer en tus facturas son las famosas retenciones del IRPF.

Las retenciones no son más que un adelanto del impuesto de la Renta que debes pagar cada vez que emites una factura. En vez de darte ese dinero, tu cliente lo ingresará directamente a Hacienda.

Solo tienes que aplicar retenciones de IRPF cuando se cumplan dos condiciones:

  1. Estás facturando un producto o servicio relacionado con una actividad identificada con un epígrafe profesional
  2. Prestas un servicio a otro profesional o empresa residente en España

Siempre que los dos puntos anteriores sean ciertos, tendrás que añadir un IRPF del –15% en tu factura (–7% durante el año en el que te diste de alta como autónomo y los dos siguientes).

Por ejemplo, si fueses diseñador gráfico, llevases 2 meses como autónomo e hicieses una factura a una empresa de Barcelona por el diseño de una web, tendrías que aplicar un -7% de IRPF en tu factura (aparte del IVA).

Sin embargo, si le hicieses el diseño de una tarjeta de cumpleaños a un particular, no tendrías que poner ninguna retención en tu factura (solo IVA).

Esta es la apariencia de una factura con retenciones. Fíjate como el IRPF se resta del subtotal de la factura.

La principal ventaja que tienen las actividades empresariales frente a las profesionales es que no tienes que aplicar IRPF en tus facturas y, por lo tanto, el proceso de venta online es más sencillo.

3. Pedir una factura con cada compra

Cuando tienes un negocio, pagas un porcentaje de tus beneficios en materia de impuestos.

Y como seguramente sepas:

Beneficios = Ingresos – Gastos

Por lo tanto, todos los gastos que tengas en tu negocio van a hacer que tus beneficios sean menores y que, por lo tanto, pagues menos impuestos.

Pero no vale cualquier gasto.

Solo puedes desgravarte aquellos gastos que tengan relación con tu negocio, sin importar si han tenido lugar en España o en el extranjero.

Por ejemplo, el alojamiento de tu web, los gastos de publicidad, los servicios del diseñador gráfico, tu nuevo ordenador… son todos gastos desgravables, porque están relacionados con tu negocio.

Olvídate de poner gastos como cenas con tus amigos, gasolina, transporte, etc. Esos son gastos personales y ningún inspector fiscal te los va a aceptar.

Ante la duda, te recomiendo siempre consultar con Hacienda o con un asesor profesional. Y si no estás seguro, mejor no desgravárselo.

Para poder desgravarte un gasto profesional es imprescindible que tengas una factura completa de dicho gasto, es decir, una factura todos tus datos fiscales: tu nombre completo, NIF y domicilio fiscal.

Si te dan un ticket o factura simplificada al hacer una compra, solicita que te lo conviertan en factura completa. En caso contrario, será papel mojado.

4. Presentar tus impuestos cuando te toque

Como te he explicado en las dos últimas secciones, una vez que empieces a vender y te des de alta en Hacienda, deberás llevar una contabilidad básica, que consiste en mantener un listado de todas las facturas emitidas y recibidas.

Puedes hacerlo en Excel, pero lo ideal es usar un programa de facturación que automatice lo máximo posible tu trabajo y te asegure que tienes todos los datos en orden.

Con la información de esos dos listados, podrás presentar las declaraciones de impuestos que te exige Hacienda. Su presentación es obligatoria, aunque solo pagarás en el caso de tener beneficios.

A lo largo del año tendrás que presentar varias declaraciones de impuestos, algunas trimestrales y otras anuales.

Entre el día 1 y 20 de los meses de enero, abril, julio y octubre, tendrás que presentar los siguientes modelos trimestrales:

Durante el mes de enero tendrás que presentar algunos resúmenes anuales:

  • Modelo 347 de operaciones con terceros
  • Modelo 349 de operaciones intracomunitarias
  • Modelo 390 de IVA
  • Modelo 425 de IGIC (solo si estás radicado en Canarias)

Y por último, entre mayo y junio, tendrás que presentar la Declaración de la Renta como cualquier otro ciudadano.

Si puedes, contrata un buen asesor fiscal que te eche una mano con todos estos modelos. Es una de las mejores inversiones que puedes hacer en tu negocio. Dedica tu tiempo a mejorar tu producto y a vender más, no al papeleo.

5. Darte de alta en la Seguridad Social

Durante los primeros meses de vida de tu negocio sólo tendrás que vender, facturar y pagar impuestos. Es decir, lo que te he explicado en los 4 puntos anteriores.

Sin embargo, en el momento en que estés generando unos ingresos habituales, tendrás que darte de alta en la Seguridad Social y empezar a pagar la odiada cuota de autónomo.

La pregunta del millón es: ¿qué se consideran “ingresos habituales”?

Una interpretación estricta consideraría habitual tanto trabajar ocho horas diarias en tu negocio online como dar clases en una academia tres tardes a la semana.

Afortunadamente, existe una sentencia del Tribunal Supremo en la que se establece que no es necesario darse de alta como autónomo si tus ingresos anuales son inferiores al Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Sin embargo, ten presente que, aunque dicha sentencia marca jurisprudencia, todavía no hay ninguna norma específica al respecto.

Eso significa que queda en manos de la propia Seguridad Social la interpretación de la norma y el establecimiento de sanciones. Y aunque hay cierta manga ancha al respecto, yo te recomiendo facturar sin estar dado de alta como autónomo sólo durante los inicios de tu negocio.

Mi recomendación habitual es la siguiente:

“Si acabas de empezar y apenas generas ingresos, no es necesario que te registres en la Seguridad Social. Pero en cuanto empieces a tener ingresos todos los meses, te aconsejo darte de alta y pagar tu cuota mensual.”

Darse de alta en la Seguridad Social también es un procedimiento gratuito. Solo tienes que presentar el modelo TA.0521 en cualquier oficina de la Seguridad Social.

Una cosa que debes tener muy presente es que nunca deben pasar más de 30 días entre tu alta en Hacienda y el alta en la Seguridad Social. Como es bastante probable que eso ocurra (porque pasará algún tiempo hasta que alcances esos ingresos periódicos), lo que debes hacer es lo siguiente:

  1. Te das de baja en Hacienda (mediante el modelo 036).
  2. Esperas un par de semanas.
  3. Vuelves a darte de alta en Hacienda (con el modelo 036).
  4. Por fin te das de alta en la Seguridad Social.

Que tengas que darte de alta en la Seguridad Social es una buena noticia. Significa que tu negocio va bien y que ya eres capaz de cotizar como cualquier trabajador para asegurarte una pensión futura y ayudar a pagar las pensiones presentes.

Además, si eres nuevo autónomo tendrás bastantes bonificaciones durante los primeros meses, de manera que el recibo mensual será bastante bajo al comienzo y podrás afrontar el gasto sin problemas.

Por supuesto, como cualquier otro gasto de tu negocio, las cuotas a la Seguridad Social también son desgravables.

Conclusión: ¿A qué estás esperando?

Gestionar un negocio online legalmente desde el punto de vista fiscal no es tan complicado como lo pintan.

No le tengas miedo ni dejes que suponga un obstáculo, porque en el fondo el proceso es muy sencillo:

  1. Crea tu negocio
  2. Vende, vende y vende
  3. Cuando logres hacer las primeras ventas, date de alta en Hacienda
  4. Emite facturas de todas tus ventas y pide facturas de todas tus compras relacionadas con el negocio
  5. Presenta impuestos cuando corresponda
  6. Vende todavía más
  7. Cuando tengas unos ingresos habituales, date de alta en la Seguridad Social
  8. Sigue vendiendo, facturando y pagando impuestos

Además, si metes la pata en algún trámite no pasa nada, porque siempre lo podrás corregir y lo peor que puede pasarte es que tengas que pagar alguna multa por no presentar un impuesto o hacerlo con errores (tranquilo, que nunca acabarás en la cárcel).

¡Y eso es todo por mi parte!

Espero de corazón que este post te haya aportado un poco de luz en este mundo de las facturas y los impuestos, y ojalá algún día consigas montar ese gran negocio que cambie tu vida y podamos celebrarlo juntos.

Foto: Contable trabajando


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